ХОЧУ ИМЕТЬ EVENT ЗА КОПЕЙКИ. Или как сэкономить на мероприятиях. (Валерий Кудашов, Гильдия Мастеров)
Нам всегда хочется получить товар или услугу лучшего качества и с меньшими затратами. Это логично, это оправданно, это рационально.
Правда в ситуации с организацией мероприятий это желание сталкивается с рядом особенностей, о которых нам бы и хотелось вам рассказать.
Прежде всего, важно отметить, что, услуги по организации мероприятий, в отличие от услуг по продаже товаров первой необходимости, автомобиля или недвижимости, представляют собой продажу воздуха, мечты. До того, как праздник начался, вы не сможете увидеть «товар», потрогать его. Именно поэтому event – это наложение мыслей-мечтаний заказчика на понимание этих мыслей организаторами. И чем точнее это наложение, чем ярче те краски, которыми рисуется праздник, тем больше люди готовы платить.
Разумеется, любое мероприятие состоит из отдельных элементов: оборудование, места проведения, актеры, украшения, еда и т.п., вещи вполне реальные осязаемые, а значит вполне пригодные для оценки их стоимости. А стало быть и финансовой оптимизации. Вот об этом и поговорим в первой части статьи.
Итак, начнем:
МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ. Важно помнить, что ПЛОЩАДКА очень важный элемент мероприятия. Экономия здесь может быть в нескольких вариантах:
Проводить у себя. Это поможет существенно сэкономить на сумме аренды и доставке сотрудников к месту проведения и практически исключает проблемы с необходимостью репетиций или предпраздничной подготовки.
Зал с кухней и техникой. Комплексное решение. Пространство (чаще всего ресторанные комплексы или банкетные залы), где в сумму банкета входит аренда зала (вернее она не берется) и оборудования (звук, свет, видео). Таким образом, вы получаете 3 в 1, оплачивая лишь еду.
Нестандартные места. Оригинальные площадки, в которых никто никогда не проводил, а значит и суммы будут меньше. Вечер в библиотечном зале, цирковой арене или катке. Ново, оригинально, нетрадиционно.
Взаимовыгодное партнерство. Если у вас бизнес-конференция или деловая встреча, или товарищеский банкет, то площадка может быть или разделена по оплате на всех участников или же предоставлена в качестве партнерского (спонсорского) взноса с возможностью широкой рекламы услуг этого места. В Москве и Петербурге уже 3 года как действуют системы совместных празднований (т.н. Sharing Party), когда на одно мероприятие приходят несколько компаний, деля расходы на программу, место и еду и оборудование.
МЕНЮ. «Хлеба и зрелищ!» - гласит древняя формула, и если со вторым ещё будем разбираться, то о «хлебе», то бишь о меню, поговорим сейчас.
Важно помнить, что предлагаемое меню это не догма, а руководство к действию и вы полностью вправе корректировать его пункты, исключая канапе с фуагра и заменяя трюфели на более простые продукты. Такой вроде бы простой шаг позволяет сэкономить до 10-15% стоимости меню
Также важным пунктом считается алкоголь. Самостоятельная его закупка в необходимых Вам количествах также достаточно серьезно влияет на окончательную стоимость.
Немного о цифрах. На сегодняшний день стоимость хорошего фуршетного меню, не включая алкоголь, составляет 900-1100 рублей, а банкетное: 2400-2800 рублей.
ВЕДУЩИЙ. Вот здесь не советуем экономить, отказываясь полностью от данной позиции. Конечно, можно отдать эту часть программы своим «хорошо говорящим сотрудникам», но есть одно НО. В отличие от Ваших коллег, профессиональный ведущий обладает опытом выхода из нестандартных ситуаций, т.е. научен ОПЕРАТИВНО реагировать на изменение обстановки, способен «работать» с публикой, создавая эмоциональный фон. Если же желание увидеть у микрофона своих коллег столь велико, то поставьте их в пару к профи. И ведущий будет на празднике, и коллега получит свою «минуту славы».
Артисты. Номера разных жанров всегда призваны украсить вечер, сделать его ещё интереснее и ярче. Но каждое выступление должно быть оправдано. Вряд ли есть смысл тратить гонорары на «поп-звезду», если за эти же деньги можно набрать целый ряд разножанровых артистов или же сделать более обширное меню. Да мало ли еще есть варианты, КУДА потратить эти деньги?!
Важным трендом последних лет стало активное вовлечение и использование сотрудников компании в образах звезд. Причем это сводится не к простому пародированию и кривлянию, а к полноценным номерам и спектаклям.
Причем, это происходит в абсолютно разных компаниях: так «Гильдия Мастеров» делала подобные «фабрики звезд», как в строительной компании «Строймонтаж», так и с сотрудниками «Ижорского Трубного Завода», как с представителями ГУП «Водоканал Санкт-Петербурга», так и с работниками фирмы «Простор Телеком».
При таком раскладе возможны нюансы следующего плана:
в номере выступают только сотрудники. Здесь основные затраты на костюмы, фонограммы и постановщика номеров
сотрудники выступают вместе с профессионалами. К хорошо поющей сотруднице добавляются профессиональные танцоры или же неплохо двигающимся работникам помогают артисты балета. Здесь к предыдущим затратам добавляется оплата коллективов и времени совместных репетиций.
Также отметим, что создание рабочих групп среди сотрудников и переложения части работ по дизайну, оформлению, рекламе и т.п. на них также способно оптимизировать расходную часть.
Например, при работе «Гильдии Мастеров» с компанией «Беркут» (IT технологии), наш заказчик взял на себя пункты по аренде и оформлению зала аренде оборудования, подготовке призов для конкурсов, организации welcome. Это позволило сделать первоначальный бюджет «худее» на 36%.
ОФОРМЛЕНИЕ. Даже любой самый невзрачный зал можно сделать праздничным при помощи грамотного оформления. При этом не обязательно тратить бешеные деньги, на воссоздание архитектуры в архитектуре, построения полноразмерных дворцовых ансамблей или египетских пирамид.
Основными «недорогими» способами оформления могут быть:
Цветочное оформление (композиции на столах, вазоны при входе и у сцены, ветки и лозы на архитектурных элементах). Свежие цветы всегда вызывают теплые чувства. Но помните об аллергии на некоторые виды цветов.
Оформление шарами. Да, шары всем надоели, но если вы не просите стандартных решений, то оригинальные настольные и напольные композиции, необычные арки или «букеты» способны преобразить пространство.
Ткани и баннеры. Воссоздать интерьеры дворца или превратить склад в джунгли можно и с помощью больших напечатанных баннеров. Сегодня это «удовольствие» доступно всем и всюду и стОит (в зависимости от материалов) от 150-350 рублей за квадратный метр, позволяя кардинально менять огромные пространства.
Подытожим. Для оптимизации (не экономии, именно оптимизации) стоимости EVENTa необходимо помнить о:
правильном выборе места,
разработке меню под себя
привлечении сотрудников
партнерских взаимоотношениях с субподрядчиками
грамотном оформлении пространства
Но самое главное - это не только и не столько вышеперечисленные элементы, а Атмосфера и Настроение, а вот их создавать сложнее всего. Они складываются из точного «попадания» в ожидания Клиента, соблюдения традиций компании Заказчика и привнесении Новых идей.
Вот собственно ЭТО и составляет основную стоимость Праздника, ещё раз иллюстрируя известный анекдот: удар молотком – 1 доллар, знание Куда – 99 долларов.
И в завершении помните: бесплатный сыр, увы, бывает только в мышеловке. За все в этом мире надо платить, правда, разную цену.
Валерий Кудашов,
Главный режиссер компании «Гильдия Мастеров» (Санкт-Петербург)
