корпоративные мероприятия
деловые мероприятия
спортивные праздники
презентации, открытия
государственные праздники
частные торжества
праздник-в-офис
 
Ответы на вопросыНовостиГалерея праздниковПроекты техотделаНаши мастераКлиентыПартнерыСтатьиКонтакты

Как строится смета новогоднего мероприятия и что в нее входит?

Как строится смета новогоднего мероприятия и что в нее входит?
На вопрос отвечает : Евгения Воробьева Руководитель административного отдела

Прежде чем приступить к  составлению  сметы,  администратор обычно разрабатывает план  мероприятия, основываясь на режиссерской  концепции.  Конечно, первый вариант сметы – предварительный и очень условный, так как в процессе согласований  в нее могут быть внесены дополнительные позиции или  наоборот,  удалены ненужные.  Администратор  постоянно ведет  поиск оптимальных решений в соответствии с желаниями заказчика,  стараясь учесть  индивидуальные особенности  компании и соблюсти рамки выделенного на мероприятие бюджета.

Смета новогоднего мероприятия, как и любого другого,   обычно состоит из нескольких общих разделов, внутри каждого из  которых  позиции расписаны более подробно. В зависимости от сложности и масштаба  мероприятия, количество разделов может варьироваться от трех до семи или восьми.

Если мероприятие будет проводиться не на территории Заказчика, то одной из первых и обязательных  статей расхода станет  аренда площадки: этот раздел  часто  включает  банкетное или кейтеринговое  обслуживание.  Программа развлечений, предусмотренная сценарием, может потребовать особое   техническое  обеспечение-этот  раздел, в зависимости от сложности проекта, может включать в себя  световое, звуковое и сценическое оборудование, плазменные панели и всевозможные новинки технической мысли для создания специальных эффектов и реализации высокотехнологичных решений .  Оформление  праздничного пространства, в большинстве случаев - обязательный   пункт, ответственный за создание атмосферы.  Стоимость напрямую зависит от режиссерской идеи, и предпочтений заказчика – от сложных и дорогих театральных декораций до экономичных, но эффектных  вариантов из  живых цветов или воздушных шаров. Этот пункт может также включать в себя разработку и изготовление  сопутствующей полиграфии – афиши, приглашения, билборды, тантамарески и многое другое. Раздел административно-постановочная группа  это команда профессионалов, которая работает над праздником: директор и режиссер проекта,  технический директор, один или несколько администраторов – те,  кто осуществляет подготовку и проведение мероприятия.  В этом разделе также указывается процент за менеджмент агентства.  Общие расходы мероприятия могут включать реквизит, транспорт, фото- и видео- съемку,  призы и подарки, фейерверк, прокат костюмов и многое другое:  список ограничивается  фантазией режиссера и желанием Заказчика. Дополнительной статьей расходов может стать приглашение артистов и исполнителей: расходы на гонорары и выполнение райдеров зачастую окупают эффект, произведенный появлением  на празднике  эстрадной звезды или медийного лица.  Еще один возможный пункт сметы - интерактивные зоны - это отличный  выход из положения, когда  аудитория праздника  велика и разнообразна: развлекательные площадки на любой вкус не оставят скучать никого.  Другие, особенные статьи расходов могут возникнуть исходя из обсуждаемых с Заказчиком концепций и являются строго индивидуальными.

Смета обязательно претерпевает изменения, дорабатывается, дополняется и конкретизируется, и может иметь небольшой люфт в ту или иную сторону,  поэтому  уже при первом обсуждении  Заказчику   желательно хотя-бы  представлять  размер и гибкость  бюджета.  Это позволит сценаристам и администраторам   сразу предлагать  оптимальные решения, подрядчиков и артистов.

Есть несколько универсальных советов, которые помогут начинающему организатору мероприятия:

1.  Ни в коем случае нельзя экономить на еде и напитках. Если на празднике будет не хватать закусок и коктейлей, то даже самая блестящая программа не исправит испорченного впечатления. Поэтому стоит выбирать хороший ресторан с отменной кухней. А сэкономить можно на оформлении  места проведения мероприятия и на приглашении «звезды»: в качестве развлечений можно  предложить проведение «капустников», заранее подготовленных сотрудниками или  игровая программу.

2. Необязательной роскошью при проведении праздников являются, например, подарки сотрудникам, хотя случалось иметь дело с желанием Заказчика обязательно, не смотря ни на что,  включить этот пункт в смету. Кроме того, в последние годы наметилась тенденция реже приглашать знаменитых артистов на мероприятия и в смету чаще всего включаются позиции, которые помогают сделать праздник особенным, украсить его и придать индивидуальность.

3. Что касается сроков, то на составление сметы уходит в среднем от двух дней до недели. На утверждение с обсуждением и внесением поправок времени уходит  гораздо больше. Но, опять же, все индивидуально. В агентстве полного цикла, каким является и «Гильдия Мастеров», удобнее заказывать организацию праздника, в первую очередь, самому клиенту. Ему не приходится тратить свое время и силы на взаимодействие с разными подрядчиками, он имеет дело с одним или двумя ответственными людьми, что упрощает процесс организации мероприятия и сокращает затраченное время.



© 2017 Гильдия мастеров